Regulamin funkcjonowania BOI

 

Regulamin Biura Obsługi Interesantów (BOI) w Sądzie Rejonowym w Wieluniu 

§ 1 Struktura organizacyjna BOI

1. Biuro Obsługi Interesantów powołane jest do obsługi interesantów: I Wydziału Cywilnego, II Wydziału Karego, III Wydziału Rodzinnego i Nieletnich, IV Wydziału Pracy Sądu Rejonowego w Wieluniu.

Obsługa interesantów V Wydziału Ksiąg Wieczystych odbywa się w sekretariacie Wydziału.

2. Biuro Obsługi Interesantów mieści się na parterze budynku Sądu Rejonowego w Wieluniu przy Pl. Jagiellońskim 1.

3. Biuro Obsługi Interesantów przyjmuje Interesantów:

  • w poniedziałki w godzinach 8:00 – 18:00, z zastrzeżeniem przerwy w pracy w godzinach 11:00 – 11:15, 
  • od wtorku do piątku w godzinach 8:00 - 15:00, zastrzeżeniem przerwy w pracy w godzinach 11:00 – 11:15,

4. Biuro Obsługi Interesantów wchodzi w skład Oddziału Administracyjnego Sądu.

5. Kierownik Oddziału Administracyjnego Sądu sprawuje nadzór nad wykonywaniem zadań przez pracowników Biura Obsługi Interesantów i koordynuje funkcjonowanie Biura.

6. Kierownicy Sekretariatów Wydziałów są zobowiązani do:

  • ścisłej współpracy z pracownikami Biura Obsługi Interesantów oraz podejmowania czynności mających na celu umożliwienie rzetelnej i sprawnej obsługi interesantów w BOI, 
  • udzielania pracownikom BOI merytorycznego wsparcia,
  • zapewnienia terminowego odnotowywania czynności podejmowanych w poszczególnych sprawach w możliwie szerokim zakresie w systemie repertoryjno-biurowym oraz należności sądowych,
  • zapewnienia sprawnego przygotowania i przekazania do Biura dokumentów przez nie wydawanych.

§ 2 Zakres zadań Biura Obsługi Interesantów

1. Zadaniem Biura Obsługi Interesanta jest profesjonalna obsługa stron postępowań sądowych, pełnomocników, oraz pozostałych osób związanych z prowadzonymi postępowaniami zgłaszających się do Wydziałów Sądu Rejonowego w Wieluniu, o których mowa w § 1 ust. 1 zdanie pierwsze, przy zachowaniu jak najkrótszego czasu oczekiwania interesanta.

2. Interesanci zgłaszający się do BOI przyjmowani są w kolejności zgłoszenia się do Biura, przy czym obowiązuje zasada odrębnej kolejki dla interesantów pionu karnego i odrębnej kolejki dla interesantów pionu cywilnego.

3. Obsługa interesantów odbywa się bezpośrednio przy stanowiskach Biura.

4. Do zadań Biura Obsługi Interesantów należy zapewnienie obsługi interesantów oraz ułatwienie im uzyskania niezbędnych informacji,
w szczególności:
a) informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu,

b) informowanie o wysokości opłat i kosztów sądowych, sposobie ich uiszczania oraz numerach kont bankowych Sądu Rejonowego w Wieluniu,

c) informowanie o sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, przesłankach ustanowienia obrońcy, adwokata lub radcy prawnego z urzędu, rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia, terminach i miejscach rozpraw,

d) informowanie o prawach i obowiązkach stron, świadka, oskarżonego, pokrzywdzonego,

e) informowanie o instytucjach udzielających bezpłatnych porad prawnych,

f) informowanie o programach pomocy ofiarom przestępstw, przeciwdziałania przemocy w rodzinie i innych,

g) informowanie o stanie postępowania w sprawie na podstawie danych z sądowych systemów informatycznych, na zasadach określonych w § 97 – 99 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 roku – Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 roku, poz. 2316 ze zm.),

h) wydawanie, na wniosek interesanta, zamówionych i przygotowanych przez wydziały dokumentów, w tym:

  • odpisów orzeczeń oraz tytułów wykonawczych, 
  • kserokopii z akt sprawy,
  • odpisów protokołów, także sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk (e-protokół),

W każdym przypadku wydanie dokumentu następuje po uiszczeniu przez interesanta opłaty chyba, że według odrębnych przepisów czynność ta nie podlega opłacie, albo wnioskodawca został zwolniony z obowiązku jej uiszczenia.
Dokumenty przeznaczone do odbioru przez interesantów przygotowywane są przez Wydziały i przekazywane do Biura w ciągu 3 dni roboczych od złożenia zamówienia przez interesanta, w razie konieczności wraz z aktami sprawy.

W przypadku wypożyczenia akt przez inny uprawniony organ pracownik Biura informuje interesanta o możliwym terminie wydania dokumentu po odpowiednich uzgodnieniach z Wydziałem.

Odbiór zamówionych dokumentów winien nastąpić w wyznaczonym dniu.

W przypadku niezgłoszenia się po odbiór zamówione dokumenty są zwracane do właściwego Wydziału po upływie 7 dni roboczych.

i) kierowanie interesantów do odpowiednich komórek organizacyjnych, jeżeli załatwienie ich spraw w biurze nie będzie możliwe,

j) udzielanie pomocy podczas pobytu w sądzie świadkom i pokrzywdzonym między innymi przez informowanie, w miarę możliwości odprowadzanie do odpowiednich pomieszczeń, ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb osób niepełnosprawnych,

k) udostępnianie list kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych, komorniczych – z obszaru właściwości Sądu Rejonowego w Wieluniu i niektórych instytucji pozasądowych takich jak Ministerstwo Sprawiedliwości, Sąd Najwyższy, Archiwa Państwowe, a także list lekarzy sądowych, biegłych sądowych (imię i nazwisko, specjalizacja), tłumaczy przysięgłych wpisanych na listę Ministra Sprawiedliwości, list stałych  mediatorów oraz list mediatorów przekazywanych przez organizacje pozarządowe i uczelnie oraz wykazów instytucji i osób uprawnionych  do prowadzenia postępowania mediacyjnego w sprawach karnych i nieletnich oraz informacji o instytucjach, których działalność wiąże się z ochroną praw człowieka, jak Rzecznik Praw Obywatelskich, Rzecznik Praw Dziecka,

l) udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism,

m) informowanie o strukturze organizacyjnej Sądu, jego właściwości oraz lokalizacji, numerach telefonów, godzinach urzędowania, adresie strony internetowej, poczty elektronicznej, a także adresach innych sądów, organów i urzędów centralnych oraz kierowanie do właściwych sal rozpraw,

n) udostępnianie informacji o możliwości zakończenia sporu w drodze mediacji w poszczególnych rodzajach spraw, zasadach i procedurze mediacji oraz sposobie kontaktu z mediatorem,

o) przyjmowanie korespondencji od indywidualnych interesantów i znakowanie pism pieczęcią wpływu, oraz na żądanie interesanta potwierdzanie przyjęcia pisma, przy czym pismo podlegające znanej w chwili składania opłacie przyjmowane jest wraz z właściwą opłatą wniesioną w postaci znaków opłaty sądowej lub kwitu wydanego przez kasę,

p) przyjmowanie stanowiących koszty postępowania sądowego opłat, których uiszczenie nastąpiło w formie znaków opłaty sądowej i kasowanie tych znaków; znaki opłaty sądowej skasowane przez uiszczającego opłatę nie będą przyjmowane,

q) przekazywanie przyjętych pism do właściwych sekretariatów Wydziałów, w miarę możliwości na bieżąco,

r) potwierdzanie tożsamości użytkowników Portalu Informacyjnego,

s) udostępnianie akt spraw sądowych przy stanowisku czytelni akt, w tym protokołów sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk, albo obraz i dźwięk stronom i osobom uprawnionym, za wyjątkiem materiałów objętych klauzulą tajności. Sposób ich udostępniania przez kancelarię tajną regulują odrębne przepisy.

Akta do czytelni akt mogą być zamawiane przez osoby zainteresowane osobiście przy stanowiskach Biura, jak również telefonicznie w Sekretariacie Wydziału. Składając zamówienie, należy podać sygnaturę sprawy, oznaczenie wydziału oraz nazwiska stron w niej uczestniczących, a w przypadku sprawy wielotomowej również numer tomu akt, z podaniem kontaktowego numeru telefonu lub e-mail. W przypadku złożenia wniosku o udostępnienie akt sprawy do wglądu, akta przekazane będą interesantom do czytelni bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w trzecim dniu roboczym, pod warunkiem ich aktualnej dostępności we właściwym wydziale. Akta spraw, których udostępnienie nie jest możliwe trzeciego dnia roboczego udostępniane są w terminie ustalonym przez pracownika Biura z Kierownikiem właściwego wydziału, bądź osobą do tego upoważnioną. Interesant informowany jest o przybliżonym czasie oczekiwania na akta. Po uzyskaniu akt pracownik Biura niezwłocznie informuje interesanta o dostępności akt osobiście, na wskazany adres e-mail lub telefonicznie. Prawo wglądu w akta sprawy przysługuje: stronom, przedstawicielom ustawowym stron, pełnomocnikom procesowym, organizacjom pozarządowym, inspektorom pracy, powiatowemu rzecznikowi konsumentów, oskarżycielom posiłkowym, oskarżonym, obrońcom, prokuratorom, uczestnikom postępowania egzekucyjnego oraz za zezwoleniem przewodniczącego właściwego wydziału - osobom uprawnionym, o których mowa w przepisach kodeksu postępowania cywilnego, czyli każdemu kto potrzebę przejrzenia akt dostatecznie usprawiedliwi, a w przypadku akt karnych za zezwoleniem Prezesa lub Wiceprezesa Sądu. Akta przekazywane są do czytelni po stwierdzeniu przez Kierownika właściwego sekretariatu wydziału lub osobę do tego upoważnioną czy osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt i czy akta mogą być udostępnione interesantowi. Po weryfikacji danych interesanta Kierownik sekretariatu lub osoba do tego upoważniona wydaje akta - zszyte i ponumerowane - do Biura Obsługi Interesanta, co jest równoznaczne z udostępnieniem akt interesantowi do wglądu. Udostępnianie akt odbywa się pod nadzorem pracownika BOI (obowiązanego do udzielania pomocy w obsłudze urządzeń technicznych służących do odtwarzania zapisów elektronicznych protokołów) i kamer monitoringu, a w szczególnych przypadkach przy fizycznej obecności pracownika BOI lub pracownika ochrony Sądu.

W przypadku braku wolnych stanowisk czytelni akt w BOI, uprawnione osoby, zgłaszające wniosek o udostępnienie akt, obsługiwane są w Sekretariacie właściwego Wydziału, po uprzednim uzgodnieniu telefonicznym przez pracownika BOI takiej możliwości.

W przypadku stwierdzenia braku uprawnienia interesanta do wglądu do akt Kierownik sekretariatu wydziału nie przekazuje akt do Biura Obsługi Interesanta i zawiadamia o tym pracownika Biura, który informuje interesanta o konieczności uzyskania zgody Przewodniczącego Wydziału (sprawy cywilne i rodzinne), albo Prezesa lub Wiceprezesa Sądu (sprawy karne) na wgląd do przedmiotowych akt.

Wykonywanie fotokopii z akt możliwe jest po złożeniu wniosku, bez dodatkowej opłaty, z wykorzystaniem własnego sprzętu, pod nadzorem pracownika BOI, wyłącznie po uzyskaniu odpowiedniej zgody.

W przypadku wniosku o zapoznanie się z materiałem dowodowym znajdującym się na nośnikach danych, znajdujących się w aktach sprawy, konieczne jest uprzednie sporządzenie kopii zapisu przez Administratora Systemów Informatycznych, której zawartość zostaje skasowana po zapoznaniu się wnioskodawcy z tym materiałem.

Przy odsłuchiwaniu e-protokołu dźwięk odtwarzany podczas pracy programów multimedialnych może być emitowany tylko poprzez podłączone do komputera słuchawki.

Osoba zapoznająca się z zapisem dźwięku, albo obrazu i dźwięku nie ma prawa do samodzielnej rejestracji tego zapisu w jakiejkolwiek formie.

Jeżeli wnioskodawca nie zgłosi się w uzgodnionym wcześniej terminie, akta zostaną zwrócone do sekretariatu w następnym dniu roboczym, a zainteresowany winien zgłosić ponownie wniosek.

Akta spraw nie będą udostępniane w dniach, w których wyznaczone są czynności procesowe oraz z innych ważnych przyczyn.

Osoby, którym zostały udostępnione akta sądowe, mają obowiązek poszanowania udostępnionych akt. Wszelkie zauważone uszkodzenia winny być niezwłocznie zgłoszone pracownikowi Biura.

Osoby czytające akta zobowiązane są do zachowania ciszy i niezakłócania pracy innych osób. Na terenie czytelni akt zabronione jest korzystanie z telefonów komórkowych w rozumieniu prowadzenia rozmów telefonicznych oraz spożywanie posiłków i napojów. Osoby czytające akta mają obowiązek stosowania się do niniejszego regulaminu oraz zaleceń i uwag pracownika Biura.

Przed skorzystaniem z czytelni akt interesanci mają obowiązek:

a) pozostawić okrycia wierzchnie w szatni,
b) pozostawić bagaż podręczny we wskazanym przez pracownika Biura miejscu.

5. Pracownik Biura Obsługi Interesantów uprawniony jest do weryfikowania tożsamości osób zgłaszających się do Biura, na podstawie dowodów tożsamości ze zdjęciem (np.: dowód osobisty, prawo jazdy, paszport, legitymacja adwokacka, radcowska, komornicza, legitymacja aplikanta adwokackiego, radcowskiego  lub komorniczego), przy wydawaniu dokumentów, udzielaniu informacji o toczących się postępowaniach, bądź udostępnianiu akt.

6. Pracownicy Biura Obsługi Interesantów:

  • nie udzielają porad prawnych, czyli konkretnych informacji mających zastosowanie w danej sprawie, opartych na danych lub materiałach przedstawionych przez interesanta, których celem byłoby udzielenie wskazówek co do sposobu argumentowania stanowiska przed Sądem,
  • nie udzielają informacji, które naruszyłyby przepisy innych aktów prawnych, w tym o ochronie danych osobowych i informacji niejawnych,
  • nie sporządzają projektów pism procesowych i nie pomagają w ich sporządzaniu,
  • nie wskazują z imienia i nazwiska konkretnych adwokatów i radców prawnych,
  • nie wyjaśniają treści orzeczeń,
  • nie interpretują treści pism.

7. Pracownicy Biura Obsługi Interesantów zobowiązani są w jak najefektywniejszy sposób umożliwić interesantom realizację ich uprawnień i egzekwować ich powinności, w sposób zgodny z prawem, wykazując przy tym należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu i zastosowaniem wprowadzonych w Sądzie Rejonowym w Wieluniu Standardów Obsługi Interesantów.

8. Korespondencję wpływającą do Sądu za pośrednictwem operatora pocztowego przyjmuje pracownik obsługujący Punkt wysyłania i odbierania korespondencji.

9. Interesantów kontaktujących się z Sądem telefonicznie obsługują Sekretariaty właściwych Wydziałów.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 roku - Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2316 ze zm.) oraz przepisów poszczególnych procedur (kodeksy postępowania dla danego rodzaju sprawy).

Rejestr zmian dla: Regulamin funkcjonowania BOI

Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy w Wieluniu
Wytworzył:
Edyta Szczepaniak
Opublikował:
Tomasz Ciupa
Dokument z dnia:
2017-08-23
Publikacja w dniu:
2017-08-23
Opis zmiany:
zmiany dotyczące rozszerzenia zadań BOI
Podmiot odpowiedzialny:
Sąd Rejonowy w Wieluniu
Wytworzył:
b/d
Opublikował:
Tomasz Ciupa
Dokument z dnia:
2017-05-04
Publikacja w dniu:
2017-05-04
Opis zmiany:
b/d